van Asten Coaching · BewusstSEINswerkstatt
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Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Manfred van Asten
Blumenröderstr. 5 A
65549 Limburg an der Lahn
E-Mail: kontakt@vanastencoaching.com

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. Namen, Kontaktdaten).

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck ihrer Verwendung

a) Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen dieser Website werden automatisch Informationen an den Server der Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Erfasst werden u. a.: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem.

Die genannten Daten werden verarbeitet, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau und eine komfortable Nutzung der Website zu gewährleisten sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und Systemstabilität.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt). Speicherdauer: Logfile-Daten werden in der Regel nach 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.

b) Hosting der Website (IONOS)

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. IONOS verarbeitet in unserem Auftrag die zur Bereitstellung der Website erforderlichen Daten (insbesondere die unter a) genannten Server-Logfiles). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unseres Internetauftritts). Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy/

c) Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Speicherdauer: Anfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Unser E-Mail-Postfach wird über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) betrieben; die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU.

d) Terminvereinbarung über Microsoft Bookings / Outlook

Für die Vereinbarung von Terminen nutzen wir Microsoft Bookings bzw. Microsoft Outlook. Wenn Sie einen Termin buchen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Termininhalt) zum Zweck der Terminorganisation verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Speicherdauer: Termindaten werden nach Ablauf von 12 Monaten nach dem jeweiligen Termin gelöscht, sofern keine anderweitige Aufbewahrungspflicht besteht. Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

e) Kundenverwaltung für Coaching und Beratung

Wenn Sie ein Coaching oder eine Beratung bei uns buchen, verwalten wir Ihre Daten in unserer eigenen Kundenverwaltung. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Kundennummer, Termine, gebuchte Leistungen, Sitzungsnotizen sowie Rechnungs- und Zahlungsinformationen. Zweck ist die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unserer Leistungen.

Die Daten werden bei der Supabase Inc. gespeichert; die Server stehen in Irland (EU). Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Sicherungskopien legen wir bei der IONOS SE in Deutschland und in Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Server in der EU) ab. Innerhalb unserer Abläufe arbeiten wir, wo möglich, mit Pseudonymen statt mit Ihrem Namen. An andere Systeme geben wir, wo möglich, nur dieses Pseudonym weiter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und, soweit Sie eingewilligt haben, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Sie uns freiwillig Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Speicherdauer: Sitzungsnotizen und Coaching-Unterlagen löschen wir spätestens 3 Jahre nach dem Ende der Zusammenarbeit. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt, in der Regel 8 bis 10 Jahre.

f) Rechnungen und Buchhaltung (Lexware Office, Steuerberatung)

Rechnungen erstellen und verwalten wir mit Lexware Office. Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Deutschland. Verarbeitet werden die für eine Rechnung nötigen Angaben (Name, Anschrift, Leistung, Betrag, Zahlungsstatus). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Für die Buchhaltung und die Steuererklärung geben wir diese Unterlagen an unsere Steuerberatung weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten). Speicherdauer: nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel 8 bis 10 Jahre.

g) Ablage von Dokumenten (Microsoft 365)

Dokumente wie Verträge, Rechnungen und Unterlagen zu Coachings speichern wir in Microsoft SharePoint und OneDrive. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. (Anschrift siehe d). Die Daten liegen auf Servern innerhalb der EU. Der Zugriff ist auf Manfred und Martina van Asten beschränkt. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Übergangsweise liegen ältere Dokumente zusätzlich in Google Workspace. Anbieter ist die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); mit Google besteht ebenfalls ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Diese Kopien löschen wir, sobald der Umzug zu Microsoft abgeschlossen ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Speicherdauer: wie unter e) und f) beschrieben.

h) Nutzung von Alfima.io (Digitale Kurse und Zahlungsabwicklung)

Für die Bereitstellung und Abwicklung unserer digitalen Kurse sowie zur Zahlungsabwicklung nutzen wir die Plattform Alfima.io. Im Rahmen der Nutzung werden personenbezogene Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen, Kurszugänge) an Alfima übermittelt und dort verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung, Verwaltung von Kundenkonten und Abwicklung von Zahlungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine Einwilligung erteilt wird, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alfima verarbeitet Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung und kann dabei Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit Daten in Drittländer übermittelt werden, stellt Alfima die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards sicher (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO). Speicherdauer: Kundendaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung sowie darüber hinaus für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre für steuerrelevante Daten) gespeichert. Weitere Informationen: https://alfima.io/datenschutz

i) Zahlungsabwicklung über PayPal und Stripe

Für die Zahlungsabwicklung bieten wir unter anderem die Dienste PayPal und Stripe an. Anbieter sind die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg, sowie die Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Im Rahmen des Bezahlvorgangs werden die erforderlichen Zahlungsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Zahlungsinformationen) an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie den Vorgaben der Anbieter. Weitere Informationen: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full und https://stripe.com/de/privacy

j) Durchführung von Online-Meetings und Coachings (Zoom)

Für die Durchführung von Online-Meetings, Coachings, Workshops und digitalen Kursen nutzen wir den Dienst Zoom. Anbieter ist die Zoom Communications Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Gesprächsinhalte, Bildschirmfreigaben, Meeting-Metadaten.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung und Nachbereitung unserer Coaching- und Beratungsleistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Aufzeichnungen erfolgen, basiert die Verarbeitung zusätzlich auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zoom kann personenbezogene Daten außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeiten; der Anbieter verwendet geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (SCC). Speicherdauer: Meeting-Aufzeichnungen werden nach Abschluss der Coaching-Leistung gelöscht, spätestens nach 12 Monaten. Weitere Informationen: https://explore.zoom.us/de/privacy/

k) Nutzung von Hedy AI zur KI-gestützten Gesprächsdokumentation

Zur Unterstützung unserer Coaching- und Beratungsleistungen nutzen wir den Dienst Hedy AI, um Gespräche und Meetings KI-gestützt zu dokumentieren, zu transkribieren sowie Zusammenfassungen und Gesprächsnotizen zu erstellen. Dabei können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Gesprächsinhalte, Audioinformationen, Teilnehmernamen, automatisch erzeugte Transkripte, Gesprächszusammenfassungen und Notizen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Dokumentation, Nachbereitung und Qualitätssicherung unserer Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit eine KI-gestützte Analyse von Gesprächsinhalten erfolgt, basiert diese zusätzlich auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erfolgt vor Beginn entsprechender Aufzeichnungen oder Transkriptionen. Wir nutzen Hedy AI in einer EU-konformen Version; nach Angaben des Anbieters werden die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Speicherdauer: Transkripte und Gesprächsnotizen werden nach Abschluss der Coaching-Leistung für maximal 12 Monate gespeichert. Weitere Informationen: https://www.hedy.ai/privacy-policy

l) Kundenbewertungen über ProvenExpert

Auf unserer Website zeigen wir ausgewählte Kundenbewertungen sowie unsere Gesamtbewertung vom Bewertungsdienst ProvenExpert. Anbieter ist die Expert Systems AG, Quedlinburger Straße 1, 10589 Berlin. Die Bewertungen und die Gesamtnote sind auf unserer Seite als statischer Text eingebunden; beim bloßen Aufruf unserer Website werden dabei keine Daten an ProvenExpert übertragen und keine Cookies gesetzt. Erst wenn Sie auf den Link „Alle Bewertungen auf ProvenExpert ansehen“ klicken, werden Sie auf die Website von ProvenExpert weitergeleitet, wo deren eigene Datenschutzbestimmungen gelten. Rechtsgrundlage für die Darstellung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Darstellung unserer Servicequalität). Weitere Informationen: https://www.provenexpert.com/datenschutz/

m) Kommunikation über WhatsApp

Wenn Sie es wünschen, stimmen wir uns mit Ihnen auch über WhatsApp ab, zum Beispiel zu Terminen. Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Verarbeitet werden Ihre Telefonnummer, Ihr Name und die Inhalte unserer Nachrichten. Die Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; WhatsApp erhält jedoch Verbindungs- und Nutzungsdaten, die auch an Meta-Gesellschaften in den USA übermittelt werden können (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit der Wahl dieses Kanals erteilen; Sie können jederzeit stattdessen per E-Mail mit uns kommunizieren. Bitte teilen Sie uns über WhatsApp keine Angaben zu Ihrer Gesundheit mit; dafür nutzen wir das persönliche Gespräch oder die E-Mail. Speicherdauer: Chatverläufe löschen wir spätestens 12 Monate nach Ende der Zusammenarbeit. Weitere Informationen: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

n) Kommunikation über Telegram

Wenn Sie es wünschen, stimmen wir uns mit Ihnen auch über Telegram ab. Anbieter ist Telegram mit Sitz außerhalb der Europäischen Union. Verarbeitet werden Ihre Telefonnummer, Ihr Name und die Inhalte unserer Nachrichten. Normale Telegram-Chats sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt und werden auf Servern von Telegram gespeichert, auch außerhalb der EU; nach eigenen Angaben nutzt Telegram dafür Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie mit der Wahl dieses Kanals erteilen; Sie können jederzeit stattdessen per E-Mail mit uns kommunizieren. Bitte teilen Sie uns über Telegram keine Angaben zu Ihrer Gesundheit mit. Speicherdauer: Chatverläufe löschen wir spätestens 12 Monate nach Ende der Zusammenarbeit. Weitere Informationen: https://telegram.org/privacy

3. Mitgliederbereich (mitglieder.vanastencoaching.com) und KI-Assistentin „Adriana“

Der Mitgliederbereich unter mitglieder.vanastencoaching.com verarbeitet zur Anmeldung und Bereitstellung der Lerninhalte folgende Daten: Name, E-Mail-Adresse, belegte Kurse, Lernfortschritt sowie Support- und Chatverläufe mit der KI-Assistentin „Adriana“.

Übermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Die Nutzung von Adriana erfolgt zur Beantwortung Ihrer Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. auf Grundlage Ihrer bei der Registrierung erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Hinweis zur KI (EU AI Act): „Adriana“ ist eine KI-Assistentin. Ihre Antworten, ihre Stimme und ihr Gesicht sind KI-generiert. Sie ersetzt keine persönliche Beratung, Therapie oder medizinische bzw. rechtliche Auskunft.

4. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder eine rechtliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Cookies und Tracking-Technologien

Diese Website verwendet keine Cookies und keine Tracking-, Analyse- oder Marketingdienste. Es werden keine Schriftarten, Karten oder Skripte von externen Servern (z. B. Google Fonts, Google Maps) nachgeladen, sodass bereits beim bloßen Aufruf der Website keine Daten an Dritte übertragen werden. Im Mitgliederbereich werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung eingesetzt. Sollten zukünftig Analyse- oder Marketingtools eingesetzt werden, wird die Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und eine aktive Einwilligung über ein Cookie-Banner eingeholt.

6. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Im Mitgliederbereich können Sie unter „Einstellungen“ Ihre Daten exportieren und Ihr Konto löschen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@vanastencoaching.com

7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde für Hessen ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, www.datenschutz.hessen.de

8. Widerruf Ihrer Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine formlose Mitteilung per E-Mail an kontakt@vanastencoaching.com genügt.

9. Datensicherheit

Diese Website nutzt SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung, um die Übertragung vertraulicher Inhalte zu schützen. Zudem werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehört insbesondere, dass die Geräte, mit denen wir arbeiten, verschlüsselt sind und der Zugriff auf Kundendaten auf Manfred und Martina van Asten beschränkt ist.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: Oktober 2026). Durch Weiterentwicklung der Website oder gesetzliche Änderungen kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Website.

Stand: Oktober 2026 · van Asten Coaching · BewusstSEINswerkstatt